Emailarchivierung as a Service
Sie benötigen keinen zusätzlichen Server sondern Profitieren von einer Cloudinfrastruktur
Das E-Mail-Archiv für Ihr Unternehmen
Mail-Server sind inzwischen Organisations- und Archivierungssysteme für uns geworden. Die dauerhafte E-Mail-Nutzung führt dazu, dass, auch bei einer strukturierten Ablage, ein Informationschaos entsteht. Mail-Server stoßen an ihre Grenzen und verlieren somit an Performance. Auch die Lizenz- und Speicher-Kosten steigen. Zudem verfügt der Gesetzgeber, dass die E-Mail-Archivierung gesetzeskonform und nach GoBD erfolgen soll.
Revisionssichere E-Mail-Archivierung nach GoBD
Aus diesen Gründen haben wir das Unified Mail Archive (UMA) entwickelt, das alle Anforderungen abdeckt: Entlastung von Mail-Servern, einfaches Dokumentenmanagement von E-Mails und die gesetzeskonforme Archivierung. Mit dem Unified Mail Archive kommen Unternehmen sowohl der Aufbewahrungs-, als auch der Löschpflicht nach und bringen gesetzliche Vorgaben zur E-Mail-Archivierung mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU DS-GVO) in Einklang. Weiterführende Informationen zur gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung finden Sie hier.
Einfach E-Mails archivieren
Das Unified Mail Archive unterstützt eine Vielzahl an Mailservern von Microsoft Exchange bis Lotus Notes. Bei der Archivierung von Outlook-E-Mails ermöglicht ein Plugin den einfachen und bequemen Zugriff auf das Archiv.
| Typ: | E-Mail-Archvierung UMA (Unified Mail Archive) Verfügbar als Software, virtuelle Maschine oder vorkonfigurierte Hardware (Appliance) |
| Mail-Server Unterstützung: | Microsoft Exchange®, Hosted Exchange-Postfächern, Kerio®, MDaemon®, Lotus Notes® etc. und viele weitere Mail-Server |
| Kurzübersicht Features: |
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| VM-fähig: | Microsoft Hyper-V®, VMware® |
| Subscription: | 1 und 3 Jahre buchbar |
Schutz vor Datenverlust
Bewahren Sie alle E-Mails zentral, sicher und langfristig auf, denn UMA ermöglicht die 100-prozentig revisionssichere Archivierung aller E-Mails für beliebig lange Zeiträume.
Schutz vor Manipulation und Löschung von E-Mails
Anwender sind nicht in der Lage, die E-Mail-Archivierung von UMA zu manipulieren. Auch vorsätzlich gelöschte E-Mails gehören damit der Vergangenheit an.
Produktivitätssteigerung
Machen Sie E-Mails als Wissensbasis für Mitarbeiter nutzbar und sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiter nicht mehr unnötig viel Zeit beim Aussortieren von unnützen E-Mails verlieren.
Sicher, schnell und nicht zum Mitlesen
Extrem sicher und schnell im Zugriff und kein Mitlesen abgelegter Datenbestände durch externe Diensteanbieter.
Vollautomatischer Betrieb mit niedrigen Kosten
Die E-Mails werden automatisch archiviert. Ein vollautomatischer und einfacher Betrieb mit niedrigen und fest kalkulierbaren Kosten wird mit UMA ermöglicht.
Vier-Augen-Prinzip nach Datenschutzbestimmungen
UMA kann auch mit einem Supervisor-Mode im Vier-Augen-Prinzip nach den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen genutzt werden.
Der Unterschied: Revisionssicher
Die Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln sorgt dafür, dass zu jeder Zeit die Manipulation der Daten nachweislich ausgeschlossen ist. Mittels einer kryptographischen Signatur wird so die Beweiswerterhaltung der Dokumente und E-Mails laufend gesichert.
Archivierung beliebiger Mail-Server
Kompatibel mit gängigen Mail-Servern wie Microsoft Exchange®, Hosted Exchange-Postfächern, etc. sowie für alle IMAP, SMTP und POP3-kompatiblen Mail-Server.
Entlastung Mail-Server/Datensicherung vereinfachen
Erhöht die Leistung eines bestehenden Mail-Servers und gibt Speicherkapazitäten durch die Auslagerung historischer E-Mails frei. Reduziert die E-Mail-Speicher-Kosten dauerhaft, durch regelbasiertes Löschen von nicht benötigten E-Mails. Datensicherungen werden mit UMA drastisch vereinfacht.
Einfache Active Directory-Integration
Eine einfache Integration in Active Directory und LDAP-Verzeichnisdienste ist mit UMA möglich. Auch das schnelle Anlegen von lokalen Usern wird unterstützt.
Einfache Installation und Bedienung
UMA kann in nur 30 Minuten in Betrieb genommen werden und hat eine intuitive Web-Oberfläche zur einfachen Administration mit gängigen Internet-Browsern. Das integrierte Dashboard zeigt Ihnen immer den aktuellen Systemzustand.
E-Mail Wiederherstellung, Restore und Export
Ermöglichen Sie Anwendern, verlorene oder vorsätzliche gelöschte E-Mails per Drag and Drop selbst wiederherzustellen. Verkürzen der Restore-Zeit und den Export via IMAP oder EML-Format.
E-Mail Kontrolle statt dezentral gespeicherte E-Mails
Vermeiden Sie in Zukunft die Probleme von dezentral gespeicherten E-Mails, wie PST-Dateien.
DyUDe (Dynamic User Detection) von Postfächern
Das Anlegen der einzelnen Postfächer erfolgt in UMA dynamisch und automatisch im laufenden Betrieb.
Automatisches Dokumenten-Management
Die meisten Büro-Mitarbeiter verbringen täglich ein bis zwei Stunden damit, E-Mails und deren Anhänge zu lesen, zu organisieren, Informationen in alten E-Mails zu suchen und zu bearbeiten. UMA stellt Anwendern eine intuitive Oberfläche zur Verfügung, die es erlaubt, beliebige Dokumente in einfacher Form zu suchen und effektiv zu finden, z. B. mit:
- Volltextsuche
- Zeitstrahl zur Daten-Eingrenzung
- Vorschaubilder für Dokumente
- Kategorien und vieles mehr
Dies ermöglicht das schnelle Eingrenzen einer gesuchten Information. Das intelligente DMS-System von UMA sorgt im Hintergrund dafür, dass die Daten automatisch für den Anwender aufbereitet werden:
- Automatische Erstellung von Vorschaubildern
- Automatische Indexierung
- OCR in Bilder
- Sortierung, Kategorisierung und Klassifizierung
E-Mail-Wiederherstellung und -Backup für Anwender
Anwender können mit UMA verlorene E-Mails per Drag and Drop selbst wiederherstellen und haben so ein einfaches sowie sicheres Backup für ihre eigenen Datenbestände:
- Einfaches Desaster Recovery
- Wiederherstellung von E-Mails per One-Click
- Sichere Verfügbarkeit von Dokumenten
- Abschaffung von unsicheren PST-Dateien
Direkte Dokumente-Ablage im UMA DMS
Sie können lokale Dokumente auch direkt im Dokumenten-Managementsystem von UMA über das Web-Interface ablegen.
Automatische Ablage nach Archivierungszeiträumen
Regelbasierte Speicherung von wichtigen E-Mail-Korrespondenzen und angehängten Dokumenten wie Angebote, Rechnungen, medizinische Unterlagen etc. Automatische Ablage nach gesetzlichen Archivierungszeiträumen für Behörden, Unternehmen, Kliniken, Kanzleien und allen weiteren Organisationsformen. Zusätzliche Anbringung von täglich aktuellen qualifizierten Zeitstempeln sorgt für manipulationsfreie und gerichtsfeste Archivierung.